Digitales Unterrichtsmaterial organisieren – Ultimative Tipps für LehrerInnen

Fragst du dich als LehrerIn, wie du dein digitales Unterrichtsmaterial orginisieren kannst? Dann findest du in diesem Beitrag genau die richtigen Hinweise, um Ordnung in dein digitales Chaos zu bringen.

Digitales Unterrichtsmaterial organisieren
Digitales Unterrichtsmaterial organisieren

Tipps und Hinweise zur Organisation digitaler Dokumente im Lehrberuf für Einsteiger und Berufserfahrene

Es ist egal, ob du als LehrerIn bisher ausschließlich mit Büchern und Kopien gearbeitet und deine Arbeitsweise den heutigen technischen Anforderungen an Schule anpassen möchtest. Es ist egal, ob du gerade frisch in den Lehrberuf einsteigst und nach einem System suchst, um von Anfang an deine digitalen Dokumente strukturiert und übersichtlich zu organisieren. Meine ultimativen Tipps helfen dir deinen digitalen Lehrertisch zu strukturieren!

Hierbei muss allerdings gesagt sein, dass ich auf diesem Gebiet absolut kein Experte bin. Jedoch bin ich selbst gerade dabei, die Papierberge, die an meinem Arbeitsplatz auf mich warten, zu beseitigen. Mein Ziel dabei ist, mehr Unterrichtsmaterial in digitaler Form zu archivieren.

Aus meiner Sicht vereint ein digitaler Materialfundus mehrere Vorteile miteinander:

  1. Du sparst jede Menge Platz.
  2. Du verbrauchst weniger Papier und Tinte und belastest somit weniger die Umwelt.
  3. Dein Material kann häufig mit nur wenigen Klicks aktualisiert und wiederverwertet werden.

Wahrscheinlich fallen dir auf Anhieb noch weitere Vorteile ein. Du kannst diese gerne in den Kommentaren teilen.

Im Folgenden werde ich nun verschiedene Fragen beantworten, um dir eine grobe Übersicht zu geben, worauf du bei der Organisation deiner digitalen Dokumente achten solltest.

Auf welchem Medium speicherst du digitale Inhalte?

Eine der ersten Fragen, die mir zu dieser Thematik einfällt, bezieht sich auf das jeweilige Speichermedium. Innerhalb meines Kollegiums habe ich zwei verschiedene Speichervarianten entdeckt.

1.      Speichern in der Cloud

Die Möglichkeit Dokumente in einer Cloud zu speichern wird von vielen verschiedenen Anbietern zur Verfügung gestellt. An meiner Schule nutzen wir beispielsweise das Paket Office 365, welches einen solchen Speicherplatz beinhaltet.

Der große Vorteil liegt hierbei klar auf der Hand: Sofern ein Internetzugang vorhanden ist, kann ich immer und überall über verschiedene Endgeräte auf meine Dokumente zugreifen, ohne eine externes Speichermedium mitzuschleppen. Ich kann also meine Unterrichtsvorbereitung nicht mehr zu Hause vergessen, sofern ich mich an das Passwort für meinen Cloud-Zugang erinnere.

Andererseits kann das Vorhandensein einer Internetverbindung auch als Nachteil betrachtet werden. Selbst in meiner Schule, die einen IT-Schwerpunkt hat und technisch vergleichsweise gut ausgestattet ist, habe ich regelmäßig keinen Zugriff auf das Internet. Mein in der Cloud gespeichertes Unterrichtsmaterial ist dann also nicht verfügbar.

2.      Speichern auf einer externen Festplatte oder einem USB-Stick

Das Speichern von Dokumenten auf einem externen physischen Speichermedium ist weit verbreitet. Strittig ist hierbei die Frage, ob die Festplatte bzw. der Stick passwortgeschützt sein müssen. Aus meiner Sicht ist ein solcher Schutz notwendig, sobald du personenbezogene Daten von SchülerInnen (z.B. Notenlisten o.Ä.) darauf speicherst. Dient dein Speichermedium allerdings nur als Aufbewahrungsort für selbst erstellte Unterrichtsmaterialien, ist ein Passwortschutz nicht zwingend erforderlich.

Der Nachteil dieser Geräte besteht darin, dass man sie wie Kopien und Lehrbücher vergessen kann und dementsprechend nicht immer und überall Zugriff auf seine Dateien hat. Jedoch bin ich, sofern ich mein Speichermedium dabeihabe, unabhängig von einem stabilen Internetzugang.

Ich persönlich arbeite mit einem USB-Stick, der eine Speicherkapazität von 16 GB hat. In diesem Schuljahr habe ich begonnen intensiv, also übersichtlich und strukturiert, Dokumente in Form von Word-Dateien, PDFs, aber auch Video-Dateien darauf zu archivieren. In meinen drei Berufsjahren davor, diente er mir ebenfalls als Speichermedium, wobei ich ihn eher sporadisch und vor allem chaotisch genutzt habe. Mittlerweile habe ich etwa 10 GB belegt. Das heißt im neuen Schuljahr 2020/21 werde ich mir wohl etwas „Größeres“ zulegen müssen.

Mit etwas „Größerem“ meine ich aber keinesfalls eine externe Festplatte. Diese zigarettenschachtelgroßen Geräte sind in meinen Augen eher unpraktisch, da ich zusätzlich immer noch ein Kabel benötige. Darüber hinaus ist mein aktueller Stick so klein und zierlich (etwa so groß wie ein Fingernagel), dass ich ihn ständig an meinem Schlüsselbund trage, ohne ein Extragewicht mit mir herumzuschleppen.

Wie legst du eine übersichtliche Ordnerstruktur an?

Ist das Speichermedium erst einmal ausgewählt, stellt sich die Frage: Nach welchem System sollst du deine Dokumente darauf abspeichern? Hier gibt es individuelle Vorlieben und Stile. Der eine bevorzugt das vermeintliche Chaos, während der andere klare Linien präferiert.

Bevor du dir Gedanken bezüglich einer Ordnerstruktur machst, möchte ich dir noch ein paar Hinweise geben, die ich gerne zu Beginn meiner Arbeit mit einem Stick als Speichermedium gehabt hätte. Generell werden sich die folgenden Tipps darauf beziehen, wie ich persönlich meinem Stick handhabe. Diese Hinweise lassen sich auf die Arbeit mit einer externen Festplatte und größtenteils auch auf das Speichern in einer Cloud übertragen.

1.      Benenne deinen Stick oder deine Festplatte mit einem eindeutigen Namen.

Dieser Tipp, so banal er auch sein mag, ist essenziell. Denn was passiert, wenn man einen Stick mit sich herumträgt, ihn in verschiedenen Geräten benutzt und dabei häufig nicht ganz bei der Sache ist? Richtig, man lässt ihn irgendwo stecken. Irgendwo heißt in meinem Fall in einem Klassenraum oder in einem Rechner in unserem Lehrerarbeitsraum. Da wir bei uns allerdings nicht den ganzen Tag in ein und demselben Raum verbringen, ist es manchmal nicht mehr ganz leicht nachzuvollziehen, wenn man festgestellt hat, DER STICK IST WEG, wo genau man ihn vergessen hat. Hier ist es dann nützlich, wenn dein Stick eindeutig benannt ist, er z.B. deinen Nachnamen trägt, und so, wenn er beispielsweise von einer Kollegin gefunden wird, schnell den Weg zurück zu dir findet.

2.      Nutze die Suchfunktion.

Wenn du mit Windows arbeitest (auch andere Betriebssysteme werden sicherlich eine ähnliche Funktion anbieten), hast du immer die Möglichkeit, Dateien auf deinem Speichermedium zu suchen. Mir ist erst heute, nach einigen Jahren unbedachter Nutzung, bewusst geworden, wie nützlich diese Funktion ist. Denn so musst du nicht, wenn du beispielsweise auf der Suche nach einem Arbeitsblatt zur Gedichtanalyse bist, deine ganzen Ordner zu lyrischen Texten durchforsten, sondern kannst einfach den entsprechenden Begriff in die Suchzeile (meistens oben rechts im Fenster) eingeben und erhältst alle Dokumente, die du mit diesem Begriff benannt hast.

Weiterhin nützlich ist es, die gefilterten Dokumente z.B. anhand ihres Änderungsdatums ordnen zu lassen. So erhältst du einen schnellen Überblick darüber, mit welchem Dokument zur Gedichtanalyse du zuletzt gearbeitet hast und welches dementsprechend wahrscheinlich auch deine aktuellen Ansprüche widerspiegelt.

Meine persönliche Ordnerstruktur

Mit diesem Wissen möchte ich dir nun meine persönliche Ordnerstruktur verdeutlichen. Wichtig ist mir, dass meine erste Ordnungsebene nicht zu überladen ist, damit ich schnell und mit nur einem kurzen Blick alles erfassen und meinen gewünschten Zielordner auswählen kann.

Die erste Ordnungsebene

Auf dieser ersten Ordnungsebene befinden sich bei mir zwei Ordner, die mit meinen Fächern bezeichnet sind: 01 Deutsch und 02 Politik. Darüber hinaus habe ich dort einen weiteren Ordner angelegt, der sich 03 Klassenleitung nennt, also alle Dokumente beinhaltet, die ich in meiner Funktion als Klassenlehrerin benötige. Alle weiteren Dokumente, die ich nicht meinen Fächern und nicht meiner Klassenleitungsaufgabe zuordne, speichere ich im Ordner 04 Organisatorisches/Sonstiges ab.

Dir ist wahrscheinlich aufgefallen, dass ich die Namen der Ordner mit Nummern versehen habe. Dies hat einen einfachen Grund: Windows ordnet alle Dateien automatisch in alphabetischer Reihenfolge. Da ich allerdings möchte, dass mir die Ordner meiner beiden Fächer zuerst angezeigt werden (weil ich sie einfach am häufigsten nutze), habe ich sie nummeriert. Denn Windows ordnet einerseits alphabetisch, aber auch mittels einer fortlaufenden Nummerierung.

Die zweite Ordnungsebene

Auf meiner Ordnungsebene zwei, wenn ich beispielsweise 01 Deutsch auswähle, hat es sich für mich bewährt, die folgenden Ordner nach Themengebieten zu strukturieren. Hier finden sich dann also Ordner wie Kabale und Liebe oder Irrungen, Wirrungen. Bei dieser zweiten Ebene verzichte ich auf eine Nummerierung, da ich hier gleichzeitig mit mehreren Ordnern parallel arbeite. Falls du allerdings das Ganze stärker strukturieren möchtest, ist eine Nummerierung hier natürlich auch möglich.

Klicke ich nun das Thema Kabale und Liebe an, erscheinen alle Dokumente, die ich diesem Schwerpunkt zuordne. Da ich aktuell eine Einheit zu diesem Drama plane und erstelle, möchte ich dir an diesem Beispiel zeigen, wie ich bei der Strukturierung meiner Dateien vorgehe.

Aus meiner Sicht ist es besonders wichtig, wenn du beispielsweise ein eigenes Arbeitsblatt zum Aufbau einer Szenenanalyse in einem Word-Dokument erstellst, dass du das Dokument unter einem möglichst eindeutigen Namen abspeicherst. Ein solcher Dateiname könnte lauten: 11 Aufbau Szenenanalyse_Kabale und Liebe. Diese Bezeichnung besteht aus drei Elementen.

Die Zahl 11 macht es für dich, auch wenn du erst zwei Jahre später den Ordner wieder öffnest, nachvollziehbar, an welcher Stelle der Einheit du dieses Arbeitsblatt eingesetzt hast. Der mittlere Teil des Namens Aufbau Szenenanalyse verdeutlicht, was der eigentliche Inhalt des Dokuments ist. Darüber hinaus erleichtert dir der Anhang _Kabale und Liebe das Nutzen der Suchfunktion. Wie wichtig dieser Anhang sein kann wird deutlich, wenn du bereits mehrere Dramen behandelt hast und dementsprechend mehrere Dokumente speicherst, die den Titel Aufbau Szenenanalyse tragen.

Wie kannst du digitale Inhalte deinen SchülerInnen zugänglich machen?

Möchtest du deine Arbeitsmaterialien nicht nur für dich persönlich digital archivieren, sondern diese auch deinen SchülerInnen zugänglich machen? Auch hierfür existieren verschiedene externe Anbieter, die Lösungen zur Verfügung stellen.

An unserer Schule arbeite ich beispielsweise mit der Lernplattform moodle. Alle SchülerInnen sowie LehrerInnen bei uns erhalten mit ihrer Schulzugehörigkeit automatisch einen moodle-Zugang. Die Lernplattform nutze ich, um meinen SchülerInnen einer Klasse selbst erstellte Arbeitsblätter zukommen zu lassen. Das heißt, ich lade meine Dokumente (in diesem Fall speichere ich sie im PDF-Format ab) auf den Server hoch. Auch hier nutze ich eine ähnliche Ordnerstruktur wie bereits beschrieben, um meinen SchülerInnen einen systematischen Überblick zu verschaffen. Alle SchülerInnen, die eine Zugangsberechtigung für meine Klasse haben, können die Dateien dann einsehen und herunterladen. Die allseits bekannte Ausrede „Ich war krank und habe die Arbeitsblätter nicht erhalten.“, zählt dann nicht mehr.

Natürlich bietet moodle noch weitere Funktionen an. Da ich auf diesem Gebiet aber auch noch ein Neuling bin, empfehle ich dir, auf der entsprechenden Seite weiter zu recherchieren.

Schlussgedanken

Meine Hinweise und Anregungen zur Organisation und Strukturierung digitaler Dokumente stellen natürlich nur einen der ersten Schritte in Richtung Digitalisierung von Unterricht dar. Auch ich möchte und muss zukünftig in diesem Bereich noch einiges dazulernen.

Hast du weitere Tipps, die hier nützlich sein könnten?

Bis dahin.

Sabine

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Dieser Beitrag hat 2 Kommentare

  1. Nadine

    Liebe Sabine,
    einmal möchte ich darauf hinweisen, dass die externen Festplatten mittlerweile ausgesprochen leicht sind und einige, wie meine, mit integriertem USB-Kabel ausgestattet sind. Da kann man dann nix vergessen, außer die Platte selbst. Es gibt aber auch schon USB-Sticks mit hoher Speicherkapazität 🙂
    Dann wüsste ich gern, wo du methodische oder didaktische Materialien einordnest oder Materialien, die fächerübergreifend sind? Ich tue mich mit den Ordnern noch sehr schwer. Ich habe aktuell eher Chaos auf dem Laptop bzw. der Festplatte, weil ich nach Jahrgängen aber auch nach Kompetenzen sortiere.
    Herzlichen Dank für deine Tipps!
    Nadine

    1. Sabine

      Liebe Nadine,

      das Ordnen der Dateien ist wirklich eine Wissenschaft für sich. Auch ich habe noch nicht die perfekte Lösung gefunden.
      Mittlerweile bin ich dazu übergegangen methodische oder fächerübergreifende Materialien mehrfach abzuspeichern. Das „frisst“ zwar Speicherplatz, aber ich finde dann beispielsweise ein Methodenblatt zur Karikaturenanalyse schneller wieder, weil ich es sowohl in meinem Deutsch- als auch in meinem Politikordner hinterlege oder sogar bei den jeweiligen Themengebieten abspeichere.

      Liebe Grüße
      Sabine

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